Change in web publishing of Aalto publication series for Aalto University Business School from beginning of 2014

Information and pdf-files of Business School publications in the Aalto series are now located in the Aaltodoc publication archive

eDiss - School of Business dissertations

Author:

Huttunen, Salla

Title:

Problematic talk : the role of multiple understandings in project meetings

Series:

Acta Universitatis oeconomicae Helsingiensis, A, ISSN 1237-556X ; 370.

Series no:

A-370

Year:

2010 Thesis defence date: 2010-09-10

Discipline:

International Business Communication

Electronic dissertation:

» dissertation in pdf-format

[3201 KB]

Index terms:

kansainväliset yhtiöt; kulttuurierot; viestintä; yritysviestintä

Language:

eng

Bibid:

573569

ISBN:

978-952-60-1034-2

Abstract (eng):

This research began to take form from an interest in multiple understandings – frequently referred to as misunderstandings – and their perceived ubiquity in internal meetings of a large multinational company. While a variety of studies have established that people of various nationalities and language skills in meetings are capable of creating a common understanding in dialogue, research until now has predominantly ‘stayed within the meeting’. This means that although meeting discourse and interaction – and their linguistic features in particular – have been widely studied, research that investigates meeting interaction in its organizational setting, and from the point of view of organizational communication, has received less attention. Further, the role that multiple understandings (more broadly, problematic talk) play in reflecting the understandings derived from the rest of the organization on the one hand, and in advancing both individual and organizational knowing on the other, is uncharted territory. Finally, existing research typically investigates individual meetings, while a sequence of multiple meetings in a row on the same subject has not been in focus earlier. Thus, this research sets out to find answers to the following main question and its sub-questions: 1) What is the role of multiple understandings and other difficulties (e.g. confusion, ambiguity, and non-understanding) in meetings? a) How do difficulties and problematic situations come about in meetings? b) Do the difficulties in understanding become less frequent as the team progress in their work? c) Do the difficulties change in nature over time as the team progress in their work? And d) What is the role of the rest of the organization in creating multiple understandings in a series of meetings?

With an eye on the questions above, this study explores multiple understandings (and other disruptive phenomena translating into problems) and the closely related activities of knowing, sensemaking, and learning. The study takes a dialogic approach and analyzes problematic situations (conveyed in speech) by using a framework for analyzing situated organizational problem solving (Kuhn, Jackson 2008). Additionally, this research closely investigates the interaction in these problematic situations by using a dialogic approach (Linell 1998) that emphasizes the reflexive relation of contributions/utterances, activities, relevant contexts, expressions, meanings, individuals, communities, organizations, and institutions.

The meetings studied comprise a series of nine consecutive internal meetings in a large multinational company where the participants (business English lingua franca speakers) focused on preparing for a major milestone of the next version of a tool developed for internal purposes. The findings show that disruptive phenomena in talk were vital for accomplishing knowledge and that the team participating in the meetings stayed effective from the beginning to the end in terms of knowledge accomplishment. Additionally, the rest of the organization played an important role in crafting understandings and knowing, especially at the beginning of the series of meetings.

Thesis defence announcement:

FM Salla Huttusen kansainvälisen yritysviestinnän aineeseen kuuluva väitöskirja “Problematic talk. The role of multiple understandings in project meetings” tarkastetaan Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulussa perjantaina 10.9.2010.

Kokouksien monipuoliset vuorovaikutukseen ja osallistujien keskenään erilaisiin ymmärryksiin liittyvät haasteet osoittautuivat elintärkeiksi tiedon aikaansaamiselle, toteaa Huttunen väitöstutkimuksessaan.

Vuorovaikutuksen ongelmista voi syntyä uutta ymmärrystä
Tutkimuksen pääkysymys on monipuolisen ymmärtämisen ja muiden ymmärtämiseen liittyvien vaikeuksien rooli kokouksissa. Huttunen vastaa kysymykseensä yllättävästi: ”Kokousvuorovaikutukseen liittyvää monipuolista ymmärtämistä pidetään usein väärinymmärtämisenä ja siksi hankalana ilmiönä. Kyse on siitä, että ihmiset ymmärtävät samat asiat joskus hyvinkin eri tavoin. Tutkimuksessani monipuolinen ymmärtäminen ja muut ymmärtämiseen liittyvät ongelmatilanteet olivat kuitenkin keskeisiä uuden oppimisen ja tiedon aikaansaamisen kannalta. Törmätessään ongelmiin kokouksen osallistujien oli pakko keskittyä käsiteltävään asiaan ja joko käyttää olemassa olevaa tietoa tai kehittää uutta.”

Ongelmat kokouksissa pakottavat oppimiseen
Tutkimuksessaan Huttunen jakaa ongelmatilanteet niiden luonteen mukaan kahtia: tilanteisiin, joissa käytetään olemassa olevaa tietoa (varmat eli determinate), ja tilanteisiin, joissa kehitetään uutta tietoa (epävarmat eli indeterminate). Jaottelu perustuu analyysimalliin, jonka Timothy R. Kuhn ja Michele Jackson kehittivät vuonna 2008. Huttunen kehittää työssään mallia edelleen ja osoittaa, miten epävarmat tilanteet alkoivat hiljalleen hallita tutkimuskohteena olevaa kokoussarjaa. Vaikuttaa siltä, että projektitiimin tarve turvautua olemassa olevaan tietoon väheni sen jälkeen, kun se oli määrittänyt työhönsä tarvitsemansa reunaehdot. Lisäksi epävarmojen tilanteiden suurempi määrä osoitti, että kolmessa tapauksessa viidestä tiimi tuli kehittäneeksi uutta tietoa sen sijaan, että olisi turvautunut olemassa olevaan tietoon. Samalla kokouksiin osallistujat oppivat jatkuvasti uutta. Näin Huttunen osoittaa, miten organisaatiot ja siellä toimivat yksilöt oppivat ongelmatilanteiden kautta keskustelemalla.

Huttunen havaitsi, että muu organisaatio oli kokouksissa läsnä osanottajien puheen kautta. Osanottajat ”merkitsivät” (engl. tagging) organisaatiota ja sen yksilöitä jatkuvasti puheessaan – syynä saattoi olla vaikkapa pyrkimys osoittaa oman ymmärryksen ja tietämisen paremmuutta suhteessa muihin osallistujiin. Myös muun organisaation ymmärrys ja tieto tiivistyivät kokouspuheessa. Näin kokoukset ovat eräänlaisia organisaation hermojärjestelmän keskipisteitä, ja kokousosallistujien ja muun organisaation vuorovaikutus on jatkuvaa ja molemminpuolista.

Väitöstutkimuksessaan Huttunen tutki kokousvuorovaikutusta yhdeksässä peräkkäisessä kokouksessa, jotka liittyivät sisäistä ohjelmistotyökalua kehittävän projektitiimin työhön kansainvälisesti toimivassa yrityksessä. Harvinaista aineistoa käyttävä tutkimus on uraa uurtava ja muun muassa kehittää Kuhnin ja Jacksonin analyysimallia viestintään ja organisaatioihin liittyvien teorioiden kannalta merkittävällä tavalla.

Lisätietoja:
Väitöstilaisuus alkaa 10.9.2010. klo 12 Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun Chydenia-rakennuksessa, STORA ENSO -salissa (Runeberginkatu 22–24). Vastaväittäjänä toimii Associate Professor, PhD Timothy R. Kuhn (University of Colorado at Boulder) ja kustoksena professori (emerita) Mirjaliisa Charles.

Väittelijän yhteystiedot:
Salla Huttunen, puh. 050 382 6792, sallahut(at)gmail.com

Opponents:

Kuhn, Timothy R.
professor
University of Colorado at Boulder, USA

Chairperson:

Charles, Mirjaliisa
professor

Aaltodoc:

https://aaltodoc.aalto.fi/handle/123456789/11547

» List all School of Business dissertations | Search dissertations