eThesis - School of Business electronic theses

» hse_ethesis_13446.pdf   size:2 MB (1464516)

Tutkielmassa tarkastellaan teoreettisen viitekehyksen kautta hankinnasta maksuun -prosessin tehostamista tietojärjestelmien avulla. Tutkimuksen tavoitteina on luoda ymmärrys hankinnasta maksuun -prosessista, esittää potentiaaliset hyödyt ja kustannukset prosessin sähköistämisestä ja lopuksi esittää mittareita prosessin ja sen sähköistämisen hyötyjen mittaamiseksi. Kirjallisuus-katsauksessa perehdytään kokonaisarkkitehtuuriin, liike-toimintaprosessien uudelleensuunnitteluun, hankintatoimen käsitteisiin ja hankinnasta maksuun -prosessiin. Kirjallisuuskatsauksen pohjalta muodostetaan tutkielman teoreettinen viitekehys, jota vasten tarkastellaan tutkielman kohdeyrityksen Senaatti-kiinteistöjen hankinnasta maksuun -prosessin sähköistämistä ja tehostamista. Tutkielman tutkimusmenetelmänä on kvalitatiivinen case-tutkimus.

Hankinnasta maksuun -prosessin tehostaminen tietojärjestelmillä tarkoittaa aiemmin pitkälti paperisten ja manuaalisten hankintaprosessin muuntamista sähköiseen, paperittomaan maailmaan sekä prosessiin kuuluvien toimintojen automatisointia. Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisessä tulee huomioida vaikutukset yrityksen kokonaisarkkitehtuuriin. On myös tärkeää ymmärtää nykyinen prosessi, asettaa prosessin visio ja tiukat tavoitteet, viestiä visio organisaatiolle ja mitata tavoitteiden toteutumista. Muutosjohtaminen on syytä huomioida projekteissa, koska kyseessä on merkittävä toimintatapojen muutosprojekti.

Mahdollisia hyötyjä hankinnasta maksuun -prosessin sähköistämisestä ja tehostamisesta ovat erilaiset strategiset, operatiiviset ja yhteistyöhön sekä tyytyväisyyteen liittyvät hyödyt. Strategisen tason hyötyjä ovat esimerkiksi yhdenmukaiset hankintakäytännöt, halvemmat hankintahinnat, parempi kustannusten läpinäkyvyys ja taloudellisen kontrollin lisääntyminen. Operatiivisella tasolla voidaan nähdä hyötyinä esimerkiksi hallinnollisen työn vähentyminen, prosessin läpimenoajan lyhentyminen ja virheiden vähentyminen prosessissa. Yhteistyöhön ja tyytyväisyyteen liittyvät hyödyt tarkoittavat parempaa tiedonkulkua eri osapuolten välillä sekä toimittajien, sisäisten asiakkaiden ja loppuasiakkaiden tyytyväisyyden parantumista.

Organisaation tulee huomioida mahdolliset kustannukset hankinnasta maksuun -prosessin sähköistämisestä. Näitä voi muodostua esimerkiksi järjestelmien välisistä integraatioista, järjestelmien investointi- ja ylläpitokustannuksista sekä muutoksista hankintaprosesseihin ja yrityskulttuuriin. Tehostamishankkeiden kannattavuus tulee arvioida jo ennen projektien aloittamista ja lisäksi prosessin hyötyjen ja kustannusten mittaamisen tulee olla systemaattista ja jatkuvaa. Mittarit prosessille tulee asettaa niin, että ne osoittavat selkeästi vaikutukset prosessiin ja mahdollistavat jatkotoimenpiteiden käynnistämisen. Mahdollisia raportointiulottuvuuksia hankinnasta maksuun -prosessin mittareille ovat kustannukset, laatu, strategianmukaisuus, tuottavuus, työntekijät ja toimittajat.